Webメール・メールサーバーを活用する

メール送受信におけるオプションのひとつに、「メールサーバーにコピーをおく」というものがあります。完全なバックアップというものではありませんが、仕組みや機能を知っていると、いざというときに活用できることがあります。

パソコンに設定して送受信するメールというのは、メールサーバーとやり取りしています。

メールを受信するときは、メールサーバに届いているものをサーバーから受信、送信するときは メールサーバーに送り その後メールサーバーから宛先へ届けられます。

パソコンのメールソフトで受信したら、メールサーバーのメールは、基本的にサーバー上には残りません。

ただ、メールソフトには以下のような設定項目があります。

メールソフトで 「サーバーにコピーをおく」という設定にしておけば、サーバー上にメールは残ることになります。サーバーから削除するというには、受信後 何日間コピーをおいておくかという設定になります。

仮にあるときパソコンが壊れてメールデータが消えたとしても メールサーバー上にはメールがそのまま残っているので、データは保全されていることになります。

メールソフトで新たにメール設定を行い 受信した場合は、サーバーにある受信メールはすべてメールソフトで受信します。

件数が多い場合は、再受信するため時間がかかる、送信済みデータはメールサーバーにはないなどデメリットはあるのですが、トラブルに備えて、予備でもあったほうがいいという場合は、メールソフトで 「サーバーにコピーをおく」という設定を確認します。

また複数のパソコンで同じメールを受信するという場合も、この方法を用います。

どのパソコンがメールを受信しても、サーバーにはメールが残るので すべてのパソコンで同じメールを受信できます。

契約しているプロバイダによっては、メールサーバーの容量に上限があったりするなど、無期限での保管はできません。

「サーバーから削除する」にチェックを入れ、日数を15日や30日のようにして調整します。この場合、直近の15日～30日のメールデータは、メールソフトで受信しても メールサーバー上に残ることになります。

独自ドメインで利用しているレンタルサーバーでは、容量が多いため日数を長くできることがあります。

メールソフトではなく、インターネット上でログインして利用するものに、Webメールがあります。契約しているプロバイダやレンタルサーバーなどで利用できることがあります。

Webメールというのは、メールサーバーにログインして使うものです。そのため、メールソフトで使うか、Webメールを使うかというのはそれほど大きな違いがあるわけではありません。

基本的に、Webメールにはメールソフトで受信しているものと同じメールがあります。Webメールがどのくらいの期間保存されるか、メールソフトの設定と関係するか、容量の上限などはプロバイダやサーバーによって異なってきます。

パソコンが使えなくなったときは、Webメールを見るようにすればメールソフトで受信しなくても確認できることがあります。

Webメールやメールサーバーは、バックアップとして使うというよりも 仕組みや概念を理解していると役立つことがあります。