頻繁に使用されるPDFファイル

PDFファイルは、電子化された文書です。拡張子は PDFになります。

近年は、インターネットを中心にPDFファイルがよく利用されています。例えばインターネットで公開されている機器のカタログ・取扱説明書、申請書、利用明細書などがあります。

複合機のスキャナーでスキャンした際のファイルも、PDFファイルの形式が使われています。

誤操作などで編集されにくい、見栄えがきれいで見やすいという特徴があるため、WordやExcelなどのファイルをPDFファイルに変換してメール送信することもあります。

PDFファイルは、1枚のものもあれば複数のページをまとめて冊子のようになっていることもあります。

PDFファイル

PDFファイルの開き方

パソコンには通常 PDF Readerというソフトがインストールされていますので、ファイルをクリックすればPDFファイルを開くことができます。

開く

PDFファイルが複数ページの場合は、矢印でページ移動ができます。またページの縮小・拡大などもできるようになっています。

ページ移動

PDFファイルはリンクをクリックして、WEB上で閲覧する場合とパソコンにダウンロードしてから閲覧する場合とがあります。

WEB上で閲覧するタイプのものは、拡大・縮小・保存・印刷などのツールバーが表示されます。

ツールバー

ツールバーの保存ボタンか、画面上で右クリックして保存のいずれかで、閲覧している PDFファイルをダウンロードすることができます。

保存

Adobe Reader

PDFファイルを閲覧するソフトを、Adobe Reader(アドビリーダー)といいます。PDFファイルを閲覧するソフトでは世界で最も有名なものです。

Readerなので、あくまで閲覧するだけですが、テキストやマーカーなど簡単な注釈を付ける機能はあります。

Adobe Readerは、はじめからパソコンにインストールされていることもあります。Adobe社が公開している無料のソフトなので、パソコンにダウンロードして使用することができます。

Adobe Reader

バージョンアップは定期的に行われているので、最新版のPDF Readerに更新することもできます。最新版ほどソフトの起動や動作が速く、多機能になっています。

なお、本格的にPDFを編集・結合するソフトは、Adobe Acrobatという別のソフトになります。

Windows Reader

Windows 8以降のOSでは、Adobe Readerがなくても PDFファイルが開けるようになっています。

リーダー

PDFファイルを開くと リーダーが起動し表示します。

印刷

右クリックで 表示画面の変更、パソコンへの保存、印刷などもできるようになっています。

右クリック

閉じる場合は、画面右上にマウスを移動させると ウィンドウが出てきます。

Adobe Readerをインストールして、Windows Readerを使わず Adobe Readerで閲覧することもできます。

Windows 10

Windows 10では、PDFファイルをブラウザであるEdgeで開くことができます。

Edge

クリックすれば Edgeが起動します。

Edgeが起動

拡大、縮小、印刷、保存などが可能です。

Windows 10では リーダーやAdobe ReaderでもPDFファイルを開くことができます。

またWindows 10の新たな機能として、PDFファイルの作成ができるようになりました。

プリンターの項目に、Microsoft Print to PDFという項目が追加されています。

プリンター

OfficeやWEBページなど 印刷機能があるソフトなら、プリンターでMicrosoft Print to PDFを選べば PDFファイルとして出力することができます。このように物理的には存在しないプリンターを 仮想プリンターといいます。

PDFファイルの作成・変換

Office 2010は ファイル→保存と送信から、Office 2013は エクスポートから PDF/XPSドキュメントの作成でPDFファイルとして保存することができます。

Word・Excel

Office 2007は アドインをインストールすることでPDFファイルを作成することができます。

Office以外のドキュメントのPDF化や複数のPDFファイルを結合する場合は、専用のPDF変換ソフトを使うことがあります。

PDFファイルの作成は、有償のソフトとフリーソフトがあります。

実際のPDF化の例

(ここからは、過去のXPとAdobe Acrobatの例です。Windows 10では、仮想プリンターを使います。)

それでは実際にどのようにPDF化するのか紹介します。

たとえばここにWordのファイルがあるとします。

ファイル

PDF化したファイルを開いて、印刷を選びます。

印刷

PDFと付いている仮想プリンターを選びます。

仮想プリンター

選択したらOKボタン。

OK

PDFファイルの名前や保存先を適当に決めます。

保存先

オリジナルのファイルとは別に、PDFファイルができます。

PDF化されたファイル

PDFファイルです。

開く

PDFを作成・変換するソフトは、このような操作になります。

なお、WordやExcelのみPDF化できるというわけでもなく、印刷という項目のあるソフト・アプリケーションならほとんどのファイルをPDF化できます。