「サーバーにコピーをおく」を理解する

メールデータのバックアップのひとつに、「メールサーバーにコピーをおく」という方法があります。

完全なバックアップというほどではありませんが、

仕組みや機能を知っていると、いざというときに活用できるときがあります。

パソコンに設定して送受信するメールというのは、メールサーバーとやり取りしています。

WEBメールの仕組み

メールを受信するときは、メールサーバに届いているものをサーバーから受信、送信するときは メールサーバーに送り その後メールサーバーから宛先へ届けられます。

メールソフトの設定

パソコンのメールソフトで受信したら メールサーバーのメールは どうなるか?といいますと、

基本的にサーバー上には残りません。

ただ メールソフトには以下のような設定項目があります。

メールソフト

メールソフトで 「サーバーにコピーをおく」という設定にしておけば、サーバー上にメールは残ることになります。

サーバーから削除するというには、受信後 何日間コピーをおいておくかという設定になります。

こうすることで 仮にあるときパソコンが壊れて メールデータが消えたとしても メールサーバー上にはメールがそのまま残っているので、データは保全されていることになります。

サーバーとパソコン

メールソフトで新たにメール設定を行い 受信した場合は、サーバーにある受信メールはすべてメールソフトで受信します。

件数が多い場合は 非常に時間がかかる、送信済みデータはメールサーバーにはないなどデメリットはあるのですが、万が一に備えて受信メールは 予備であったほうが助かるという場合は、メールソフトで 「サーバーにコピーをおく」という設定にしておくと便利です。

また複数のパソコンで 同じメールを受信するという場合も この方法を用います。

どのパソコンが メールを受信しても、サーバーにはメールが残るので すべてのパソコンで同じメールを受信できます。

複数のパソコン

契約しているプロバイダによっては メールサーバーの容量に上限があったりすると、無期限での保管はできません。

「サーバーから削除する日数」を15日とか30日とかにして 調整します。

この場合、直近の 15日~30日のメールデータは、メールソフトで受信しても メールサーバー上に残るということになります。

独自ドメインで利用しているレンタルサーバーでは、容量が多いため 日数調整しなくてもほとんど問題ありません。

WEBメール

メールソフトではなく、インターネット上でログインして利用するのがWEBメールです。

契約しているプロバイダやレンタルサーバーなどで利用できることがあります。

このWEBメールというのは、上記のメールサーバーにログインして使うという機能です。

なので メールソフトで使うか、WEBメールを使うかというのはそれほど大きな違いがあるわけではありません。

メールソフト側で「メールサーバーにコピーをおく」に設定している場合は、WEBメールには メールソフトで受信しているものと同じメールがあります。

パソコンが使えなくなったときは、このようにWEBメールを見るようにすれば、メールソフトで受信しなくても確認できます。

WEBメールやメールサーバーは、バックアップとして使うというよりも 仕組みや概念を理解していると役立つことがあるということです。